BIM im Betrieb: Die Schnittstelle zwischen der BIM- und CAFM-Anwendung ist sowohl technisch als auch organisatorisch frühzeitig zu regeln.
Interview mit Marcel Dickmann, Head of Sales & Marketing, eTASK
Die Nachfrage nach Anleitungen, Erfahrungen und Regeln zur Einführung und Nutzung der BIM-Methode im Bestand wächst derzeit enorm.
Nicht nur die Forderungen des Bundes in Bezug auf Building Information Modeling, sondern auch das Streben der Immobilienbesitzer nach einer nachhaltigen Nutzung und Reduktion der Emissionen spielen dabei eine wichtige Rolle. Hier können moderne IT-Lösungen, wie CAFM (Computer Aided Facility Management), die notwendige technologische und methodische Unterstützung leisten.
Wie helfen CAFM und die BIM-Methode den Immobilienbetreibern? Wie sehen die Best Practices in diesem Bereich aus? – Darüber haben wir mit Marcel Dickmann von eTASK Immobilien Software GmbH gesprochen.
eTASK leitet die BIMSWARM-Fachgruppe CAFM, welche Anforderungen und Zertifizierungskriterien im Bereich CAFM für Nutzer der BIMSWARM-Plattform definiert.
BIMSWARM: Wer nutzt CAFM und warum?
MD: Unternehmen, die ein größeres Immobilienportfolio zu betreuen haben, sei es als Eigentümer, Nutzer, Betreiber oder Dienstleister, stellen ab einem gewissen Umfang an zu betreuenden Immobilien oder bei steigender Komplexität der damit verbundenen Aufgaben fest, dass dies ohne eine Digitalisierung der Prozesse nicht mehr möglich ist.
Da sich die wesentlichen Prozesse des Immobilienbetriebs regelmäßig wiederholen, wie z.B. Wartungen, Umzüge, Mietabrechnungen, Raumbuchungen etc. bietet ein CAFM die Möglichkeit, diese Prozesse zu standardisieren und automatisieren, und damit eine ideale Grundlage für eine Effizienzsteigerung im Immobilienbetrieb sowie für eine höhere Planungssicherheit im strategischen Immobilienmanagement zu schaffen.
Zunehmende Anforderungen aus gesetzlichen Vorgaben z.B. bei den Betreiberpflichten oder der energetischen Gebäudesanierung sowie interne Compliance-Anforderungen sind ebenso Faktoren, die für eine rechtssichere Dokumentation der diesbezüglichen Maßnahmen in einem CAFM sprechen.
Nicht zuletzt bewirken steigende Mietpreise, dass Unternehmen die eigene Immobilienstrategie hinterfragen. Um dabei Kostenschwerpunkte und Einsparpotenzial zu identifizieren, braucht es valide Daten zur Immobilie selbst sowie zu deren Nutzung. Diese liefert das CAFM.
BIMSWARM: Wie können FM-Prozesse mit der BIM-Methode unterstützt werden?
MD: Der Übergang in den digitalen Immobilienbetrieb mittels CAFM funktioniert nicht ohne aktuelle Daten zu den zu verwaltenden Bauwerken. Dabei beginnt der Immobilienbetrieb nicht erst mit dem Einzug eines Unternehmens in ein Gebäude. Der Abschluss von Reinigungs- und Wartungsverträgen, die Belegungs- und Möblierungsplanung, sowie weitere Betriebsprozesse müssen bereits vorher geregelt sein.
Der digitale Zwilling kann mittels BIM fließend und ohne Systembruch aus Planung und Bau in den Betrieb überführt werden und das auch schon in frühen Planungsphasen. Die BIM-Methode unterstützt den Betrieb damit bereits bei dessen Aufbau. Die Möglichkeit, die betrieblichen Informationsanforderungen bei der Modellierung im BIM zu berücksichtigen und Informationslieferungen (neue Modell-Versionen) auf dieser Basis automatisiert und wiederholbar zu prüfen, reduziert zudem die Kosten der Digitalisierung im Betrieb bei einer gleichzeitig deutlich höheren Datenqualität.
BIMSWARM: Was sind die typischen Prozesse, für die BIM in der Betriebsphase eingesetzt wird?
MD: Das BIM-Modell bildet zunächst einmal eine verlässliche Einheit aus Visualisierung und Daten zum Bauwerk über dessen gesamten Lebenszyklus. Dieser erstreckt sich über Jahrzehnte und zeichnet sich durch Änderungen am Bauwerk selbst sowie insbesondere bei den „handelnden Personen“ aus. Auf Seiten der Facility Management Dienstleister wechseln durchschnittlich alle 3-5 Jahre die Partner. Da jeder Partner temporäres Wissen zum Bauwerk in seinen eigenen Systemen aufbaut, muss der Eigentümer bei jedem Dienstleisterwechsel mit Systembrüchen und Wissensverlusten rechnen, wenn die Übergrabe nicht vertraglich und technisch geregelt ist.
BIM und vor allem der Standard IFC bieten hier ideale Voraussetzungen, um die prozessualen und fachlichen Schnittstellen klar und detailliert zu beschreiben, z.B. in Form einer AIA. So können die für den jeweiligen Betriebsprozess benötigten Informationen zwischen den Systemen von Eigentümern und Dienstleistern ausgetauscht werden, ohne dass Datenverluste oder Inkompatibilitäten entstehen. BIM unterstützt damit direkt das CAFM in seiner Funktion als dauerhaftes „Betriebssystem“ des Bauwerks.
BIMSWARM: Was müssen potentielle Nutzer berücksichtigen, um ihr CAFM mit BIM zu unterstützen?
MD: Unabhängig von BIM sollten Nutzer zunächst einmal wissen, welche Betriebsprozesse sie im CAFM-System abbilden müssen. Dies ist stark von der Rolle des Nutzers abhängig; bin ich z.B. Eigentümer, aber nicht Nutzer der Immobilie, spielen Prozesse wie die Belegungs- und Umzugsplanung für mich keine Rolle. Daraus leitet sich direkt auch der Informationsbedarf an das Modell ab. Wir sprechen hier von den „BIM Anwendungsfällen“.
Wichtig ist außerdem, die Schnittstelle zwischen der BIM- und CAFM-Anwendung sowohl technisch als auch organisatorisch frühzeitig zu regeln, um einen reibungslosen Datenfluss zu gewährleisten. Anders als im „klassischen CAFM“ mit einer autarken Datenbank zum Gebäude werden beim „CAFM mit BIM“ die Modelldaten in der Regel durch verschiedene Unternehmensbereiche (z.B. Bauabteilung und FM) gemeinsam genutzt. Das hat Vorteile, da doppelte Datenpflegen entfallen, die Kompetenzen müssen aber auch klar geregelt sein.
BIMSWARM: Vielen Dank, Marcel Dickmann, fürs Teilen Ihrer Erfahrungen!
In der BIMSWARM-Fachgruppe CAFM sind Experten aus dem Bereich CAFM vertreten. Neben eTASK sind es Fachexperten der Planon GmbH, der RIB IMS GmbH, der EBCsoft GmbH, der Bergischen Universität Wuppertal und des CAFM-Ring e.V.
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